Nos han comentado en nuestro fan page de Facebook los principales desafíos que nos encontramos los emprendedores y Pymes al momento de formalizar los negocios. Además de la falta de recursos financieros, está el exceso de documentos, permisos y trámites ante Ministerios, Municipales, CCSS y otras instituciones, que son necesarios dar cumplimiento a las leyes. Costa Rica no es un lugar fácil para «echarse al agua«, pero definitivamente SI se puede. Si nos sirve de consuelo, somos más rápidos que otros países del continente. Le recomendamos hacer las cosas con orden, con mucha paciencia y sin precipitarse.

Una vez tenga claro el modelo de negocio, y lo haya validado con una prueba piloto en el mercado, comienza una serie de abrumadores pasos que poco tienen que ver con su pasión. Sin embargo, debe cumplirlos para estar al día con la normativa legal y no correr riesgos. Luego de haber consultado con profesionales de la Red de Apoyo de Bemus, de haber acompañado a varios de nuestros emprendedores en el proceso de arranque, consultado fuentes como el Ministerio Industria y Comercio y la Cámara de Comercio de Costa Rica y de haber vivido en carne propia como emprendedores cuando iniciamos nuestro negocio, le queremos dejar una lista de 10 pasos para formalizar un negocio en Costa Rica:

Paso 1: Paciencia y buena actitud

Muchos de los trámites que le vamos a indicar, puede hacerlos Ud. directamente, cargado de mucha paciencia y buena actitud. También existen profesionales que lo pueden ayudar y orientar para no perder el foco de su negocio. Si le sugerimos sea cuidadoso y busque siempre varias opciones para que compare la mejor entre ellas.

Paso 2: Figura Legal

Defina en base a su giro de negocio la figura legal que va utilizar y que le aporta mayores beneficios. Compare, consulte con sus conocidos, con expertos en la materia y revise en internet las páginas del Ministerio de Comercio (https://www.meic.go.cr/meic/) y la sección de Pymes (http://www.pyme.go.cr), antes de tomar la decisión final. Aquí es importante que contraste entre ser un profesional en libre desempeño o constituir una Sociedad Anónima (S.A.), Cooperativa, Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.R.L), etc. Considere también si se acogerá a algún régimen como empresa turística o como empresa exportadora (Zona franca, Perfeccionamiento Activo).

Algunos tips prácticos se los brinda nuestra aliada Tanya Leiva en el video gratuito dando click aquí.

Paso 3: Constitución de la compañía e Inscripción de la empresa ante el Registro Nacional

En este paso tomará decisiones, tales como:

  • Nombre: Siempre es importante chequear que este disponible en el registro, que no sea repetido.
  • Quienes son los miembros de la junta directiva.
  • Objeto de la compañía.
  • Dirección.
  • Marca: la cual puede decidir adicionalmente inscribirla en el Registro de Propiedad Intelectual. El registro de marca no es un requisito, pero si apuesta a ganador de que su marca crecerá, es mejor protegerla

Requerirá en este paso de un abogado y notario público para el registro. En el momento de la inscripción deberá pagar el Impuesto a las Sociedades. Asegúrese en este paso que el abogado le entregue todos los libros sociales, el pago de impuestos, el acta constitutiva de su empresa y el edicto de publicación de marca.

Paso 4: Permiso de Construcción

Si la empresa requiere construir un local o una planta de producción, requerirá el permiso de construcción, lo cual pasa por el estudio del pre-diseño, la evaluación ambiental (SETENA, https://www.setena.go.cr/ ), uso de suelos, etc. Se recomienda en este punto consultar a la Municipalidad respectiva. Reserve un presupuesto, ya que estos trámites tienen sus costos de timbres e impuestos locales. Recuerde que una opción a valorar es alquilar un local que ya cuente con toda esta tramitología realizada. Sea cauto en su decisión.

Paso 5: Inscripción como Contribuyente Tributario en el Ministerio de Hacienda

Esta inscripción se puede hacer directamente por el ATV (https://www.hacienda.go.cr/ATV/) llenando el formulario en línea. Importante que previamente defina:

  • ¿Quien va a tributar / Representante ante tributación?
  • La partida tributaria que mejor defina a su negocio.
  • El régimen al cual se apegará: tradicional o simplificado
  • Tipos de impuesto que debe pagar: Impuesto sobre la renta, Impuesto de ventas, Impuesto Selectivo de consumo, Impuesto a las Sociedades.

Este paso no tiene costo, pero es importante que prevea el sistema de Facturación Electrónica que elegirá, si su negocio no aplica a régimen simplificado.

Para ver más consejos en este punto vea el siguiente video.

Paso 6: Póliza de Riesgos de Trabajo

Si tiene empleados, debe suscribir la Póliza de riesgos de trabajo ante el INS, esto para dar cumplimiento a la Código de Trabajo. En la página del INS (http://portal.ins-cr.com/portal.ins-cr.com/Empresas/PyMESEGUROS/APOYAMOSALASPYMES.htm) se encuentran los requisitos y procedimientos para hacerlo. Una vez tenga la póliza deberá reportar mensualmente al INS y realizar los aportes correspondientes como patrono.

Paso 7: Inscripción en la CCSS

Es necesario la formalización ante la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS), para dar cumplimiento a la legislación costarricense contribuyendo a la seguridad social de sus colaboradores. Esto puede hacerse en las oficinas de la CCSS más cercana o en el portal virtual (https://aissfa.ccss.sa.cr/afiliacion/). Estas cargas sociales impactan el costo de la mano de obra del patrono en un 26.33% y el aporte de los colaboradores es equivalente a 10.34% (http://www.ccss.sa.cr/calculadora)

Paso 8: Permiso de Funcionamiento

Ahora corresponde el paso ante el Ministerio de Salud para tramitar el Permiso Sanitario de Funcionamiento, para dar cumplimiento a la “Ley General de Salud”. El Ministerio tiene en su web toda la información de requisitos y procesos: https://www.ministeriodesalud.go.cr/index.php/tramites-ms/permisos-a-establecimientos-ms

Paso 9: Patente de Industria y Comercio

La Patente se debe gestionar ante la Municipalidad del Cantón donde opera. Cada municipalidad tiene la autonomía en el trámite y requisitos para obtener la patente, por lo que en este punto conviene visitar la web de la municipalidad que le corresponda y darse una visita a las oficinas para revisar el proceso. En líneas generales, le van a solicitar buena parte de los puntos que le indicamos en los 7 pasos anteriores.

Este paso es parecido a una carrera de obstáculos, pero para eso hemos preparado junto con nuestra aliada Tanya Leiva tres videos con consejos prácticos que le apoyarán. Haga click aquí para verlos!

Paso 10: Registros Sanitarios

Finalmente, no olvide, emitir los Registros Sanitarios para productos ante el Ministerio de Salud, en caso que su giro de negocio sea producir alimentos, medicamentos, productos naturales, cosméticos o de higiene. En este punto conviene que revise el Reglamento Técnico Centroamericano y Codex y la página del Ministerio de Salud, para ver los requisitos y trámites en función del tipo de producto (https://www.ministeriodesalud.go.cr/index.php/registro-de-productos-de-interes-sanitario ).

Como punto aparte le recomendamos, inscribirse como PYME en el Ministerio de Economía, Industria y Comercio. Esto le brindará beneficios a la hora de licitaciones con el Estado e incluso con empresas que apoyan al sector, así como capacitaciones y programas de apoyo que brindan. Lo puede valorar con los requisitos solicitados en el portal del MEIC: http://www.pyme.go.cr/informacion.php?id=4

Todos estos trámites llevan su tiempo y recomendamos comenzarlos una vez haya validado su idea de negocio. No es posible hacerlos todos al mismo tiempo, ya que unos requieren de otros. Sin embargo, si sigue los pasos aquí indicados con mucha paciencia y buena actitud, los trámites van saliendo adelante. SI se puede!! No dude en consultarnos en caso de cualquier inquietud.