La contención del contagio del Coronavirus o Codvid 19 es responsabilidad de todos. Mas que el miedo se apodere de nosotros, debemos ser proactivos para que nuestro negocio y el país no se detenga. Así saldremos de esta coyuntura lo mejor posible y quizás en el camino encontremos una manera de ahorrar costos y ser más productivos. Una de las vías es adoptar rápidamente el teletrabajo efectivo, pero esto no es solamente enviar a la gente a la casa. Implica algunos ajustes y acuerdos por lo que aquí te brindamos un resumen de las directrices del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS) de Costa Rica y también las 6 mejores prácticas para aplicar en tu empresa emergente.
Para que la implementación del teletrabajo no sea un caos, te recomendamos tener un acuerdo que contemple todos los aspectos de esta modalidad de trabajo. Comencemos por la normativa legal.
Ley para Regular el Teletrabajo 9738
La Ley 9738 contempla que cuando la descripción inicial del puesto de la persona no contempla el teletrabajo se debe suscribir un acuerdo voluntario entre empleador y empleado por escrito, con las condiciones necesarias. A continuación las que se deben contemplar:
- Días y horarios de trabajo de la jornada, inicio y fin. También se puede convenir trabajo por objetivo, pero conviene especificar un horario en el que el empleado debe estar disponible para evitar malos entendidos. Recordemos que el incumplimiento del horario o no estar disponible es considerado por Ley abandono del trabajo. En caso de trabajar por objetivos, es importante que el acuerdo establezca metas claras y fechas para cumplir dichas metas.
- Inducción en sistemas de comunicación y demás formas de ejecución de sus funciones. Es Común usar herramientas como: Zoom, Skype, Google Meet, Google Hangout, etc. para hacer reuniones eficientes. Se recomienda hacer pruebas previas a las reuniones ya que las primeras veces puede tomar unos minutos que las personas se familiaricen con los sistemas. Es fácil, pierda el miedo!
- Propiedad de la computadora, la forma de mantenimiento de los equipos, custodia y cómo asumir la cuota parte de electricidad y servicio de internet de la casa. Todo ello debe ser asumido por la empresa.
- Normas de salud ocupacional y prevención de riesgos de trabajo. Por ejemplo, que debe haber un espacio asignado para trabajar en casa y que no se haga en la silla de la cocina en posición inadecuada que puede generar un riesgo para el trabajador.
- Prever situaciones de contingencia. Por ejemplo, si se va la luz o la internet tener instalado en el celular las aplicaciones y accesos para continuar con el trabajo mientras se restablece el servicio.
- El teletrabajador tendrá un plazo no mayor a 24 horas para reportarse a su patrono en caso de tener algún inconveniente que pueda tener de acceso a internet, luz, problemas con los equipos, extravió y que puedan afectar el desenvolvimiento normal de sus funciones.
Esta ley es de reciente aprobación, 30 de setiembre del 2019. Te dejamos aquí el link por si deseas consultarla directamente. También está el reglamento aprobado el 20 de diciembre del 2019, aun cuando su enfoque es más para la parte del sector público.
6 consejos prácticos para el teletrabajo efectivo
Como ves, la primera clave es estar respaldado por un acuerdo por escrito para dar cumplimiento a la ley 9738.
Ahora bien, en Bemus tenemos experiencia de varios años en esta modalidad de trabajo con aliados, clientes y colaboradores en Costa Rica y el mundo. Te invitamos a ver las recomendaciones de nuestro aliado Julio Castro en este link. También te traemos una lista de 6 aspectos importantes a considerar para implementar el teletrabajo efectivo:
- Tener un líder de equipo de teletrabajo que promueva y vele por la implementación del teletrabajo efectivo. Este líder se encargará de que todos hayan firmado el acuerdo por escrito, que las capacitaciones se hagan y tener retroalimentación frecuente de los desafíos que los teletrabajadores están teniendo. Si tu empresa ya es más grande, quizás no sea solo una persona, sino varios embajadores de teletrabajo efectivo por departamento.
- Comunicación muy fluida para disipar cualquier duda que haya de las herramientas Online. En esto el Whatsapp es muy útil y que existan los canales claros de comunicación para manifestar cualquier inquietud que pudiera surgir.
- Desarrollar las competencias básicas para trabajo virtual con pequeñas y prácticas capacitaciones. Esto puede ser incluso con pequeños vídeos que capturen la pantalla de lo que debe hacerse para entrar a una reunión o conectarse a una aplicación. Sencillo, corto (menos de 2 minutos) y práctico!
- Inicia con tiempo: en las primeras de cambio adoptando nuevas tecnologías es normal que nos tome más tiempo mientras superamos esa curva inicial de aprendizaje. Por ello, prevea un tiempo adicional antes de cada reunión para que todos se conecten y explique la nueva herramienta. Te brindamos un sencillo video gratuito con los consejos de Ana Laura Mora del protocolo para tener reuniones efectivas.
- Espacio: procure un espacio adecuado para poder trabajar con la iluminación, ventilación y privacidad necesaria para poder concentrarse. Indíquele a los miembros de su familia que hay tiempos de trabajo en los necesita concentración. Incluso puede implementar una señal, tipo semáforo, para indicar que cuando esté en rojo por favor le permitan trabajar sin interrupciones.
- Paciencia: que los miembros de la organización estén claros en que es un proceso y que todo se irán puliendo poco a poco. Hay personas que son muy ágiles con la tecnología y otras que no tanto. Pero con paciencia y «acuerpando» al equipo se puede adoptar el teletrabajo efectivo.
En Bemus podemos apoyarte a empoderar a tu equipo al teletrabajo efectivo y seguir empujando sus ventas. Déjanos tu solicitud en este link o contáctenos por Whastapp al +506 70419924.
Como vemos, hoy estamos adoptando la modalidad del teletrabajo por una pandemia declarada por la OIM. Pero si lo adaptamos como una forma de trabajo permanente nos puede traer beneficios, tales como:
- Evita perder largos horas en las presas. Esas horas las podemos utilizar a ser más productivos!
- Disminuye la huella de carbono y ahorra el presupuesto de traslado (gasolina, bus, taxis o cualquiera sea su medio de transporte).
- Reducción de gastos de planta física y aprovechamiento de los espacios.
- Reducir el ausentismo laboral.
- Motivación y disminución del estrés laboral, ya que hay menos distractores.
¿Y tu equipo ya estás en teletrabajo efectivo? Cuéntanos tus experiencias